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Vos documents au bon endroit. Accessibles. Contrôlés. Conformes.

La GED va bien au-delà du simple stockage numérique. C’est un système vivant qui structure l’information, automatise les validations et garantit la traçabilité de chaque document, de sa création à son archivage légal. Red’X déploie et intègre des solutions GED/ECM adaptées à votre organisation, en Suisse et en France.

Pourquoi mettre en place une GED ?

Sans GED, les documents vivent dans des silos : boîtes mail, dossiers réseau sans convention, classeurs papier. Le coût caché est réel : temps perdu à chercher, erreurs de version, risques de conformité.

Sans GED :
Documents introuvables ou en plusieurs versions
Validations par email, sans traçabilité ni relance
Accès non contrôlé aux documents sensibles
Archivage non conforme RGPD / LPD
Collaboration impossible entre sites ou à distance

Avec GED Red'X :
Recherche instantanée par contenu, métadonnée ou date
Workflows de validation automatisés avec relances
Droits d'accès granulaires par profil et par dossier
Archivage conforme, horodaté, auditable
Accès multi-sites, multi-devices, en temps réel

Une GED bien déployée supprime ces frictions. Et elle s’intègre dans vos outils existants, elle ne les remplace pas.

Notre approche : structurer, automatiser, sécuriser

Chaque déploiement GED réalisé par Red’X suit trois axes complémentaires :

01. Structurer

Arborescence logique, classes de documents, métadonnées adaptées à votre activité. Fini les dossiers "divers".

02. Automatiser

Workflows de validation, notifications automatiques, circuit d'approbation configurable. Chaque document suit le bon chemin sans intervention manuelle.

03. Sécuriser

Droits d'accès granulaires, historique des modifications, conformité RGPD et traçabilité complète. Chaque action est enregistrée, chaque accès est contrôlé.

M-Files : la plateforme GED/ECM de Red'X

Red’X est revendeur agréé M-Files. Cette plateforme constitue le socle de toutes nos configurations documentaires. Son principe fondateur : organiser l’information selon la nature du document, pas selon son emplacement. Résultat : plus jamais de « je ne sais plus où c’est sauvegardé ».

Les fonctionnalités plateforme

La seule GED qui organise vos contenus par nature, non par emplacement :

Recherche full-text instantanée dans tous les documents, quelle que soit leur localisation
Gestion des versions avec historique complet et restauration possible
Droits d'accès dynamiques selon le profil, le statut du document et l'étape du workflow
Conformité RGPD et LPD (Suisse), traçabilité complète des accès et modifications
Connecteur natif pour MFP Xerox (M-Files Connect) : scan direct depuis le copieur vers M-Files
Compatible SharePoint, Outlook, SAP et la plupart des ERP
Déploiement cloud, on-premise ou hybride
Accessible depuis PC, mobile et navigateur web

Nos configurations prêtes à l'emploi

Au-delà de la plateforme M-Files, Red’X a développé quatre configurations documentaires clés en main, préconfigurées pour les processus les plus courants en entreprise. Déployables rapidement, adaptables à votre organisation.

Red'X Factures

Dématérialisation et circuit de validation des factures fournisseurs.

Red’X Factures automatise l’ensemble du cycle de vie de vos factures fournisseurs : de la réception (papier ou email) jusqu’à la validation comptable et l’archivage. Le circuit de validation est configurable selon votre organisation, par montant, par fournisseur, par service.

Ce que ça couvre :
Capture automatique des factures (scanner, email, import)
Extraction des données clés : montant, TVA, référence fournisseur
Circuit de validation multi-niveaux configurable
Notifications et relances automatiques
Archivage horodaté conforme aux exigences légales
Connexion possible avec votre ERP ou outil comptable

Votre situation :
Vous traitez vos factures manuellement avec des délais de paiement qui dérapent
Vos validations se font par email, sans visibilité ni relance automatique
Vous n'avez pas de preuve d'approbation en cas de litige fournisseur
Votre audit comptable est chronophage faute de traçabilité

Red'X Contrat

Gestion du cycle de vie complet de vos contrats clients et fournisseurs

Red’X Contrat centralise l’ensemble de vos contrats dans un coffre numérique sécurisé. De leur création à leur clôture ou résiliation, chaque contrat est suivi, ses échéances alertées, ses annexes rattachées. Vous gardez le contrôle total sur vos engagements contractuels.

Ce que ça couvre :
Coffre numérique centralisé pour tous vos contrats
Alertes automatiques sur les échéances et renouvellements
Gestion du cycle de vie complet : création → signature → suivi → clôture
Rattachement des avenants et annexes à chaque contrat parent
Droits d'accès différenciés par type de contrat et par service
Recherche instantanée par fournisseur, date, montant ou statut

Votre situation :
Des contrats arrivent à échéance sans que personne ne le sache
Vos contrats sont dispersés dans des boîtes mail et des dossiers partagés
Vous ne savez pas quels engagements sont en cours ni pour quel montant
La gestion des avenants est manuelle et source d'erreurs de version

Red'X SMQ

Gestion documentaire de votre Système de Management de la Qualité

Red’X SMQ structure toute la documentation qualité de votre organisation : du manuel qualité aux standards opérationnels et modes opératoires. Le classement suit un sommaire structuré correspondant à votre organisation. La gestion des versions et la quittance de lecture garantissent que chaque collaborateur travaille avec les bonnes instructions.

Ce que ça couvre :
Classement structuré selon votre référentiel qualité (ISO 9001, ISO 13485…)
Gestion des versions avec historique complet des modifications
Quittance de lecture : suivi que les instructions ont bien été reçues et lues
Circuit de validation et d'approbation des documents qualité
Accès différencié par profil (rédacteur, approbateur, opérateur)
Archivage des anciennes versions, consultables mais non modifiables

Votre situation :
Des procédures obsolètes circulent encore dans l'atelier
Vous ne pouvez pas prouver qu'un opérateur a bien reçu la dernière instruction
Votre audit ISO met en évidence des lacunes de traçabilité documentaire
La mise à jour d'un mode opératoire prend plusieurs semaines sans circuit clair

Red'X RH

Dossier digital du collaborateur, sécurisé, conforme, accessible

Red’X RH centralise l’ensemble des dossiers personnels de vos collaborateurs dans un environnement sécurisé. Chaque dossier regroupe tous les documents RH du salarié, accessibles uniquement aux personnes habilitées. Les durées de conservation légales sont gérées automatiquement.

Ce que ça couvre :
Dossier digital complet par collaborateur (contrat, avenants, fiches de paie, formations…)
Droits d'accès stricts, seules les personnes habilitées accèdent aux données
Durées de conservation configurées selon les exigences légales
Purge automatique à l'échéance, conformité RGPD / LPD garantie
Historique complet des accès et modifications
Accessible depuis le bureau RH ou à distance selon les droits

Votre situation :
Vos dossiers salariés papier ne sont pas conformes RGPD
N'importe qui dans l'entreprise peut accéder aux dossiers RH partagés
Vous ne savez pas combien de temps conserver chaque type de document RH
La réponse à une demande d'accès RGPD vous prend des heures

Red'X intégrateur GED, ce que ça change

Choisir une GED, c’est un projet, pas juste un abonnement SaaS. Red’X vous accompagne de l’audit initial jusqu’à la montée en compétences de vos équipes, avec un interlocuteur unique sur la durée.


Audit documentaire	Analyse de vos flux actuels et identification des processus prioritaires à automatiser.
Configuration sur mesure	Paramétrage des classes de documents, workflows et droits d’accès selon votre organisation, ou déploiement d’une configuration REDX prête à l’emploi.
Intégration avec l’existant	Connexion avec votre ERP, vos outils Xerox, votre messagerie et vos dossiers réseau.
Formation des utilisateurs	Sessions de prise en main adaptées aux profils : utilisateurs, administrateurs, managers.
Support local	Support Assistance en Suisse romande et en Franche-Comté, hotline, intervention sur site.

Cas d'usage courants

Les déploiements GED/ECM réalisés par Red’X couvrent plusieurs processus métiers récurrents :

Processus	Sans GED	Avec GED Red’X
Factures fournisseurs	Réception email → impression → tampon → classeur → perte possible	Capture automatique → workflow de validation → archivage horodaté
Gestion contractuelle	Fichiers sur serveur sans versionning, circuit de validation par email	M-Files : versions, workflow approbation, alertes d’échéance
Système Management Qualité (SMQ)	Procédures dans des dossiers réseau, mises à jour manuelles non contrôlées	ezGED : diffusion contrôlée, historique des révisions, conformité ISO
Dossiers RH	Documents éparpillés entre email, serveur et papier	Centralisation sécurisée, accès restreint RH, durées de conservation
Courrier entrant	Tri manuel, distribution par email ou en main propre	Numérisation + GED : indexation, distribution automatique par service

Intégrations et connectivité

Une GED n’est utile que si elle s’intègre dans votre environnement existant. Red’X configure les connecteurs nécessaires lors du déploiement :

Capture documentaire

Systèmes métiers

Conformité & sécurité

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