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Notre client GVH nous a sollicité pour mettre en place un système d’archivage dans son organisation afin de faciliter la gestion de leurs documents et données et gagner de temps. Transformation digitale réussie pour le bureau GVH St-Blaise puis GVH Chaux-de-Fonds a suivi le même chemin.

En effet GVH, tout comme la plupart des ingénieur civils ou architectes, manipule une quantité importante de document de sources différentes. Outre les plans qui connaissent des évolutions et dont le changement de version est important, avec à chaque fois un poids de fichier conséquent, ils recevaient également une quantité importante de documents attachés aux mails.
Les recherches de documents, en déployant leur arborescence Windows, était quotidienne…

 

 

Exemples de flux des plans avant et après en version digitale

 

cadenas Flux avant:

-Etape 1 : Réception du plan par mail
-Etape 2 : Impression des plans
-Etape 3 : Etude par la personne du nombre de valideur (maximum 3)
-Etape 4 : Validation du contrôle dimensionnel (par ingénieur par exemple) + signature manuscrite
-Etape 5 : Validation du contrôle statique (= contrôle de charge) (par un ingénieur)
-Etape 6 : Scan vers courriel du plan validé
-Etape 7 : impression
-Etape 8 : validation par signature manuscrite signé par 1 personne
-Etape 9 : Stockage du plan scanné dans l’arborescence dans le nom du mandat.
- Etape 10 : Envoi du plan par mail à l’expéditeur initial en ajoutant d’autres personnes (autres corps de métiers, maître d’œuvre)

Flux avant copy

 
Flux imaginé:

-Etape 1 : Réception du plan par mail
-Etape 2 : Impression des plans
-Etape 3 : Etude par la personne du nombre de valideur (maximum 3)
-Etape 4 : Validation du contrôle dimensionnel (par ingénieur par exemple) + signature manuscrite
-Etape 5 : Validation du contrôle statique (= contrôle de charge) (par un ingénieur)
-Etape 6 : Scan vers courriel du plan validé
-Etape 7 : impression
-Etape 8 : validation par signature manuscrite signé par 1 personne
-Etape 9 : Stockage du plan scanné dans l’arborescence dans le nom du mandat.
-Etape 10 : Envoi du plan par mail à l’expéditeur initial en ajoutant d’autres personnes (autres corps de métiers, maître d’œuvre)

flux 1

 

 

 

L’objectif de ce projet était de mettre en place, une Gestion électronique de Documents et de l' informations recouvrant l’ensemble des informations créées dans l’entreprise ou arrivant de l’extérieur, quelle que soit leur forme.

Cette optimisation de la gestion et du suivi des dossiers se fera par l’implémentation d’un outil logiciel simple, convivial et performant de type ECM Enterprise Content Management.

 

 Le résultat attendu en termes de bénéfices :

 

Cloud - Archivage à long terme des plans numériques interne ou externe.
- Mise en place du versioning sur les plans et PV chantier. (Gain significatif dans le poids des fichiers)
- Gain de temps dans la recherche* + mobilité. (Accès aux documents très rapide et directement depuis les chantiers)
- Garantir la méthodologie de classement.
- Archivage des mails et de tous les autres documents en lien avec les mandats.
- Gestion des droits d’accès.
- Facture de métrés : mise en place de circuit de validation
- Tampon numérique pour éviter l’impression des ‘’métrés’’ lors de la validation des factures.
- Gestion des tâches

 

 

Comme nous le recommandons sur ce genre de projet, GVH a commencé tout d’abord par une typologie de document (ici, la mise en place avec les plans, les métrés, puis un module de suivi de chantier qui leur a fait gagner du temps pour leur PV de séance)

Une fois ces rubriques terminées, désormais, nous continuons leur transformation numérique avec l’optimisation des flux documentaires grâce à ce même outil ECM, en y intégrant d’autres types de documents : les factures, les documents RH…

Conclusion par M. Gigon, responsable informatique et dessinateur constructeur de GVH St-Blaise

 

Cet outil nous a changé la vie au bureau, nous a rendu plus efficace, et on se demande comment nous faisions avant ? Aussi, je le répète souvent : nous pouvons dire que la recherche grâce à MFiles est « magique » !


Notre transformation digitale continue avec l’ensemble des documents administratifs qui sont maintenant en cours d’intégration dans l’outil ainsi les workflow digitaux y relatifs.

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